Die Anwendung moderner Informationstechnologien ist inzwischen ein entscheidender Erfolgsfaktor in der aktuellen Markt- und Konkurrenzsituation. Dementsprechend steht die IT unter starkem Leistungs- und Kostendruck, die großen Bedarf an Optimierungs- und Effizienzsteigerungsmaßnahmen wecken. Ein wichtiges Mittel um die damit verbundenen Ziele zu erreichen ist auf externe Dienstleister zurück zu greifen. Mit Hilfe von Sourcingmaßnahmen werden folgende Freiheitsgrade eröffnet:
Kosten reduzieren: Ein externer Zulieferer kann Skaleneffekte nutzen und damit speziell Standardleistungen mit geringeren Kosten bereitstellen als die eigene IT

• Know-how nutzen: Partner bieten die Möglichkeit, mit Hilfe externer Expertisen und Know-how schnell eine technologische bzw. funktionale Erweiterung des Leistungsangebotes zu erreichen.
• Konzentration auf Kerngeschäft: Die IT kann sich auf diejenigen IT-Dienste und Investitionen konzentrieren, die das Kerngeschäft stützen und einen Wettbewerbsvorteil darstellen.

 

Für den „perfekten“ Mix aus interner und externer Leistungserbringung, mit dem die Vorteile aus dem Sourcing voll genutzt werden können, sind drei Herausforderungen zu meistern:

• Identifikation und Beschreibung des IT-Leistungsportfolios, um IT-Dienstleistungen zu identifizieren, die zukünftig extern erbracht werden sollen, sowie die nachvollziehbare Beschreibung dieser IT-Dienstleistungen für die potentiellen Lieferanten
• Ausschreibung, die in angemessener Zeit, mit einem adäquaten Aufwand und mit minimalem Risiko die Leistungserbringung an den „besten“ IT-Dienstleister überträgt.
• Kontrolle der Lieferanten sowie die Messung der von diesen erbrachten Leistungen über die Vertragslaufzeit.

santix Vorgehensweise

 

santix hat ihre langjährige Erfahrung im IT-Management und in der Beratung von IT-Kunden und IT-Dienstleistern in eine strukturierte Vorgehensweise zusammen gefasst, die sich durch besondere Praktikabilität und Wirtschaftlichkeit auszeichnet. Ergebnis des Verfahrens ist ein optimiertes Leistungsportfolio, bei dem ausgewählte Leistungen in der benötigten Qualität zu niedrigen Kosten extern erbracht werden. Die Vorgehensweise gliedert sich in drei Schritte.

Schritt 1: Strukturierung der Leistung

In diesem Schritt werden

• das gesamte Leistungsportfolio derart strukturiert, so dass Module identifizierbar sind, die an Dienstleister vergeben werden können, und
• die Anforderungen an den Dienstleister und dessen Leistung definiert. Gleichzeitig werden die Schnittstellen und Berührungspunkte mit dem bestehenden Leistungsportfolio beschrieben.

Um dieses Ziel zu erreichen hat santix im Rahmen des vom Bundesministerium für Wirtschaft geförderten Projektes HyPriCo (Implementierung hybrider Produkte durch Preis- und Vertragsgestaltung) zusammen mit unterschiedlichen Universitäten die Layer-Target-Map zur strukturierten Aufnahme und Beschreibung von IT-Leistungen und ihrer Komponenten entwickelt. Mit diesem Instrument lassen sich Aufwand und Kosten für die Ermittlung des Leistungsverzeichnisses deutlich reduzieren.

 

Schritt 2: Die Ausschreibung und Vergabe

Es folgt die Durchführung der Ausschreibung. Wichtig dabei ist, dass hinreichend viele Angebote abgegeben werden und diese Angebote auch vergleichbar sind. Nur so lassen sich passende Preise erzielen.
Lieferanten unterschriebener Vertrag, der die Leistung, die Leistungskriterien, den Leistungsnachweis und Änderungen umfassend und unmissverständlich beschreibt.

Schritt 3: Leistungsübergang und -kontrolle

In diesem Schritt wird die Leistung in die operative Verantwortung des Lieferanten übergeführt und anschließend kontinuierlich geprüft. santix unterstützt beim Aufbau der notwendigen Messinstrumente und –tools und bei dem Aufbau eines Berichtswesens und Qualitätssicherungssystems, welches sicherstellt, dass die Leistung in der zugesagten Qualität über die gesamte Vertragslaufzeit geliefert wird.
Ergebnis ist eine stabile, kostengünstige Leistungserbringung mit externer Unterstützung. Dabei behält der Kunde stets die Steuerungshoheit.